"In Control" statement

• het beschrijven in het jaarverslag van de belangrijke risico's en de daarbij behorende risicobeheersings- en controlesystemen;
• het vermelden, indien van toepassing, in het jaarverslag van belangrijke tekortkomingen die in het verslagjaar zijn geconstateerd, evenals aangebrachte of geplande verbeteringen.

• verklaren dat de risicobeheersings- en controlesystemen een redelijke mate van zekerheid geven dat de financiële verslaggeving geen onjuistheden van materieel belang bevat;
• verklaren dat de risicobeheersings- en controlesystemen in het verslagjaar naar behoren hebben gewerkt;
• verklaren dat er geen indicaties zijn dat de risicobeheersings- en controlesystemen in het lopende jaar niet naar behoren zullen werken;
• eventuele tekortkomingen melden die in het verslagjaar respectievelijk het lopende jaar zijn geconstateerd en die mogelijkerwijs materiële gevolgen kunnen hebben. Bestuurders dienen tevens aan te geven welke verbeteringen zijn aangebracht of gepland.

• risicoanalyses van de operationele en financiële doelstellingen van de vennootschap;
• een gedragscode die in ieder geval op de website van de vennootschap wordt geplaatst;
• handleidingen voor de inrichting van de financiële verslaggeving en de voor de opstelling daarvan te volgen procedures;
• een systeem van monitoring en rapportering'.

De onderneming dient een rapport uit te brengen waarin
(1) de verantwoordelijkheid van het bestuur vermeld wordt voor het opzetten en in stand houden van een adequaat systeem van interne beheersing en procedures voor de financiële verslaggeving, en
(2) een beoordeling per het einde van het laatste boekjaar is opgenomen van de effectiviteit van de interne beheersingsmaatregelen van de onderneming voor de financiële verslaggeving.
De controlerend accountant dient deze verklaringen van het bestuur te bevestigen en te vermelden in zijn rapport.

• Inschatten van het risico van een materiële fout.
• Identificeren van ondernemingsbrede beheersmaatregelen.
• Identificeren van belangrijke rekeningen en toelichtingen.
• Identificeren van belangrijke uitspraken in de jaarrekening.
• Identificeren van belangrijke processen.
• Bepalen welke locaties of business units in de evaluatie moeten worden betrokken.
• Documenteren van het ontwerp van de beheersmaatregelen.
• Bepalen welke beheersmaatregelen moeten worden getest.
• Evalueren van de effectiviteit van het ontwerp van beheersmaatregelen.
• Testen en documenteren van de werking van beheersmaatregelen.
• Evalueren van aangetroffen tekortkomingen in de beheersing en trekken van een conclusie over de overall effectiviteit.
• Communiceren van bevindingen naar audit comité en accountant.

1. Vaststellen wie namens de Raad van Bestuur alle activiteiten coördineert die nodig zijn voor een gegrond 'in control' statement. Deze persoon zorgt ervoor dat er een planning is, dat de uitvoering op schema ligt, dat de daadwerkelijke uitvoering wordt gecontroleerd en dat alles goed wordt gedocumenteerd. Hij schakelt daarvoor de geëigende lijn- en stafmanagers in.
   
   
2. Organiseren cascadesysteem waarbij lijn- en stafmanagers aan het eind van het boekjaar schriftelijk verklaren welke bijzonderheden op het gebied van interne risicobeheersing en controle hebben plaatsgevonden en dat de werking van interne risicobeheersings- en controlesystemen adequaat en effectief is geweest.
   
   
3. Organiseren jaarlijkse actualisatie van de risico-analyse.
   
   
4. Formuleren van een richtlijn waarin wordt aangegeven hoe medewerkers met risico moeten omgaan (prioriteitsstelling, mogelijke reacties, etc.)
   
   
5. Vaststellen dat medewerkers deze richtlijn hebben begrepen en dus weten a) wat er van hen wordt verwacht ten aanzien van het omgaan met risico's en b) welke ruimte zij hebben om iets te doen.
   
   
6. Vaststellen dat de Raad van Bestuur zelf het goede voorbeeld geeft (de zogenaamde 'tone at the top') en dat zij, zowel in acties als in beleid, duidelijk commitment toont aan competentie, integriteit en het onderhouden van een sfeer van vertrouwen binnen de organisatie.
   
   
7. Vaststellen dat risicomanagement- en interne beheersingssystemen in voldoende mate door aanvullend beleid (i.c. bijpassende cultuur, gedragscode, HR-beleid en prestatiegerelateerde beloningssystemen) worden ondersteund.
   
   
8. Vaststellen dat bevoegdheden, verantwoordelijkheden en aansprakelijkheden duidelijk zijn gedefinieerd.
   
   
9. Nagaan of aanvullende beheersmaatregelen nodig zijn voor de geïdentificeerde risico's.
   
   
10. Vaststellen dat medewerkers voldoende kennis, vaardigheden en tools hebben om het bereiken van de doelstellingen van de organisatie te ondersteunen en deze tegen risico's te beschermen. Dit geldt ook voor medewerkers van organisaties waaraan diensten zijn uitbesteed.
    
    
11. Vaststellen dat er een systematiek is die er voor zorgt dat de organisatie 'uit zichzelf' risico's herevalueert en – zo nodig – processen, beheersmaatregelen, informatiebehoeften en informatiesystemen aanpast in reactie op wijzigingen in haar doelstellingen, haar bedrijfsactiviteiten, haar externe omgeving, operationele tekortkomingen en/of tekortkomingen in de rapportages.
    Vaststellen dat er deze systematiek (follow-up procedures) daadwerkelijk functioneert en dat gepaste actie wordt genomen in reactie op veranderingen in de beoordeling van risico's en beheersing.
    
    
12. Vaststellen dat er een duidelijke handleiding is voor de inrichting van de financiële verslaggeving en de voor de opstelling daarvan te volgen procedures (accounting manual) en dat deze wordt nageleefd.
    
    
13. Vaststellen dat het management van de belangrijke bedrijfsonderdelen zelfstandig evaluaties maakt van de effectieve werking van de systemen van risicobeheersing en controle en hierover rapporteert in maand- en/of kwartaal rapportages.
    
    
14. Vaststellen dat er een duidelijk treasurystatuut is en dat dit wordt nageleefd.
    
    
15. Beoordelen van de opzet van het interne rapportagesysteem. Vaststellen dat dit systeem in staat is om tijdige, relevante en betrouwbare informatie te genereren over de voortgang bij de realisatie van organisatiedoelstellingen en de daarmee samenhangende risico's. Vaststellen dat dit systeem werkt, en dat de geïdentificeerde risico's voortdurend worden gevolgd en bewaakt. Vaststellen dat de opzet (het ontwerp) van het stelsel getroffen beheersmaatregelen goed is gedocumenteerd. Duidelijk moet zijn welke maatregelen zijn genomen en waarom. Dit moet achteraf controleerbaar zijn. Vaststellen dat testen zijn uitgevoerd op alle getroffen beheersmaatregelen en op alle aspecten van interne beheersing. Duidelijk moet zijn welke testen zijn uitgevoerd en waarom. Achteraf moet kunnen worden vastgesteld dat deze testen daadwerkelijk zijn uitgevoerd; ook dit moet dus goed worden gedocumenteerd.
    
    
16. Periodiek vaststellen dat rapporteringsprocedures, inclusief halfjaarlijkse en jaarlijkse rapporten effectief zijn bij het communiceren van een evenwichtig en begrijpelijk beeld van de organisatie en haar vooruitzichten.
    
    
17. Periodiek vaststellen dat de klokkenluiderregeling voldoet.
    
    
18. Vaststellen dat beleidslijnen, processen en activiteiten met betrekking tot interne beheersing en risico-management zodanig in de organisatie zijn verankerd dat de daadwerkelijke toepassing ervan voortdurend kan worden gevolgd. Vaststellen dat het senior management dit ook werkelijk doet.
    
    
19. Vaststellen dat belangrijke fouten en zwakheden rond risico's en de beheersing daarvan tijdig aan de Raad van Bestuur worden gerapporteerd (en daarmee vaststellen dat het continue bewakingsproces effectief is).
    
    
20. Vaststellen dat er specifieke regels zijn opgesteld over de wijze waarop managers aan de Raad van Bestuur moeten rapporteren in het geval van risico's en beheerszaken van bijzonder belang (zoals werkelijke of vermoede fraude, overige onwettige of onrechtmatige daden).